DOCUMENTA consente la gestione delle revisioni dei documenti ed articoli. Grazie a DOCUMENTA gli utenti sono certi di accedere all'ultima revisione approvata di un documento e al contempo di mantenere lo storico delle revisioni dello stesso. DOCUMENTA risolve di fatto uno dei più gravi problemi di un modello operativo basato sull’archiviazione mediante cartelle di File System Windows: la duplicazione indiscriminata di cartelle e files/documenti con il risultato di avere lo stesso file con lo stesso nome presente più volte nell’archivio. DOCUMENTA PDM/PLM introduce il concetto di “file/documento univoco”, ogni file, che sia un articolo di distinta o un documento di testo è presente nella revisione aggiornata nei vari contesti operativi in forma di link logico. La funzionalità del “dove è usato” consente di avere sempre il completo controllo dell’impatto delle modifiche da effettuare.