DOCUMENTA PLM – PIATTAFORMA OPERATIVA E SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTI

L’operatività dell’azienda manifatturiera “standard” è normalmente suddivisa in specifici dipartimenti. Per semplificare, citiamo: marketing, vendite, ricerca e sviluppo, qualità, progettazione, industrializzazione, acquisti, produzione, implementazione (di macchine e/o impianti), servizio post-vendita. La realtà del nord industriale Italiano si basa prevalentemente sulla produzione su “commessa”. Dal momento in cui nasce l’opportunità di business a quello in cui si forniscono i ricambi, la commessa, attraverso le varie fasi descritte, viene gestita dagli utenti appartenenti ai vari dipartimenti ed è in questi passaggi che diventa fondamentale un buon software per la gestione ed archiviazione documenti. La gestione di una commessa si basa naturalmente sulla creazione e trattazione di tutte le informazioni pertinenti la stessa. Le informazioni, si sa, normalmente vengono riportate nei documenti che sono a loro volta creati e gestiti dagli utenti. La corretta e puntuale gestione del sistema informazione/documento determina inesorabilmente gli esiti finali di una commessa.

L’IMPORTANZA DEI SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTI

L’andamento di gestione ideale dovrebbe prevedere: flussi di lavoro performanti, tempistiche ottimali cioè le più brevi possibili ed il rispetto dei parametri di marginalità. Il flusso di lavoro performante è peraltro ottenibile mediante una pianificazione corretta nella sequenza delle varie attività che coinvolgono i dipartimenti aziendali. Cosa può solitamente rallentare il lavoro? Cosa può determinare in modo negativo gli esiti di gestione di una commessa? Cosa può, nei casi peggiori, “far andare in perdita” un’opportunità di business? La risposta non è certamente semplice e può essere molto articolata, tuttavia pensiamo si possa dire che la gestione dei documenti e delle informazioni non performante sia una delle cause principali. La disponibilità per tutti gli utenti aziendali coinvolti, delle informazioni/documenti in tempo reale, cioè quando servono, è una delle prerogative che può garantire un flusso di lavoro scorrevole. E per avere i documenti disponibili in tempo reale non basta certo il classico “faldone” posto nell’armadio o il file system di windows. I tempi di ricerca, di resa di disponibilità dei documenti e quindi delle informazioni sono quelli che determinano il fatto di poter prendere decisioni, compiere azioni correttive, governare di fatto il lavoro. Se al concetto di tempo sommiamo il concetto di errore allora la situazione si fa ancora più delicata. La gestione “umana” delle informazioni contempla la possibilità che vengano commessi errori. I dati di lavoro nella gestione della commessa devono spesso essere riscritti più volte in diversi documenti e questo aumenta la possibilità si sbagliare. Ad esempio un codice articolo può dover essere riportato in vari documenti e in diversi software, l’errore che si può commettere può determinare conseguenze anche molto gravi ai fini della marginalità della commessa. Quindi: o i margini operativi teorici sono talmente elevati da rendere trascurabili gli inconvenienti dovuti a sforamento di tempi e danni per errori commessi oppure le aziende devono modificare l’assetto operativo con qualcosa che consenta di ridurre i tempi ed eliminare gli errori.

C’è quindi una soluzione?
Certamente! Documenta PLM è un software per la gestione e l’archiviazione dei documenti e delle commesse industriali. Una piattaforma di supporto per tutti gli utenti impiegati nei dipartimenti coinvolti nello sviluppo della commessa. Documenta PLM si integra con i software CAD per la progettazione 2D/3D, i software MS-Office e i software gestionali. I dati scritti una volta, vengono riportati in modo automatico in tutte le collocazioni opportune e ad ogni variazione di essi, gli aggiornamenti si propagano direttamente. Gli utenti potranno accedere in sicurezza ai documenti modificati con ultime e corrette revisioni. Un sistema che consente di lavorare accedendo in tempo reale al dato aggiornato ed elimina gli errori umani. Oltre agli evidenti vantaggi operativi che assicurano un ritorno di investimento certo e rapido, Documenta PLM mette in sicurezza i dati aziendali. Questo significa che il “know-how” aziendale, la vera ricchezza di molte PMI Italiane viene “messo in cassaforte” nell’esclusiva disponibilità dell’imprenditore al fine di garantire nel tempo il mantenimento del valore aziendale.


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