DOCUMENTA gestisce l’anagrafica dei contatti aziendali mantenendo traccia delle relazioni con un determinato contatto o con un’azienda. In DOCUMENTA vengono registrate e rese disponibili in base ai permessi di interazione assegnati ai vari utenti, le informazioni sull’invio ai contatti aziendali di messaggi mail e dei relativi documenti allegati.  Con DOCUMENTA è possibile sapere se, quando e con quale revisione, un documento è stato inviato ad uno o più destinatari. La distribuzione dei documenti avviene in modo controllato mantenendo traccia di tutte le azioni mediante il “motore mail” integrabile coi più diffusi client di posta elettronica presente in DOCUMENTA che, in modalità “batch”, consente l’invio di singoli documenti o gruppi di essi ad uno o più destinatari. Con DOCUMENTA PDM/PLM è possibile conoscere quali tra i referenti in archivio ha la disponibilità di un documento ed in quale revisione ed altresì conoscere quali documenti ha disponibili nel complesso un referente esterno. DOCUMENTA avvisa quando, a seguito di un cambio di revisione di un articolo/documento, sarà necessario l’aggiornamento al referente in possesso della revisione precedente.